Die eingereichten Anträge werden von den Projektträgern Euronorm GmbH oder AiF GmbH geprüft. Bis zur Bewilligung vergehen meist 3 bis 4 Monate. Das Projekt darf jedoch nach Eingang der Einreichungsbestätigung bereits begonnen werden. Nachträgliche Änderungen der Projektplanung oder des Personals können jederzeit mit dem Projektträger besprochen werden. Das umfangreiche Förderprogramm ZIM bedeutet für antragstellende Unternehmen einigen Aufwand in der technischen Ausarbeitung des Antrags bis zur Bewilligung. Im Ablauf des Projekts ist der Dokumentationsaufwand übersichtlich und geht kaum über eine QM- und steuerrechtlich konforme Dokumentation hinaus.